Abrechnung
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Unter Administration->Einstellungen->Allgemein muss das Konto eingetragen sein, auf das die Lastschriften gutgeschrieben werden sollen. Weiterhin muss die Gläubiger-ID eingetragen werden. Gläubiger-ID können unter https://extranet.bundesbank.de/scp/ oder http://www.oenb.at/idakilz/cid?lang=de beantragt werden. Zu Testzwecken kann DE98ZZZ09999999999 eingesetzt werden.
Das Konto für die Gutschriften muss auch in der Buchführung eingerichtet sein. Unter "Nr" ist entweder die komplette IBAN einzutragen oder die Kontonummer ohne führende Nullen.
Vor einer Abrechnung sollte die SEPA-Fehlerliste überprüft werden. In der Liste werden Mitglieder mit fehlenden oder ungültigen Bankverbindungen sowie Mandate angezeigt, die seit mehr als 36 Monaten nicht mehr genutzt wurden.
Die Abrechnung wird mit dem untenstehenden Bildschirm initiiert. Es können
Mitgliedsbeiträge je nach Beitragsmodell
Beiträge für im laufenden Jahr eingetretene Mitglieder
Beiträge für abgemeldete Mitglieder
Zusatzbeträge
Kursgebühren
verarbeitet werden.
Sofern als Modus nicht 'Keine Beitragsabrechnung' ausgewählt wurde, werden für alle Mitglieder, die nicht ausgetreten sind oder deren Austrittsdatum nach dem Stichtag liegt, die Beiträge gemäß eingetragener Beitragsgruppe und Zahlungsrhythmus eingezogen.
Für Mitglieder, die im Laufe des Jahres eingetreten sind, können ebenfalls die Beiträge eingezogen werden. Dazu wird das Eintrittsdatum eingetragen, ab dem die Beiträge für nachträglich eingetretene Mitglieder abgebucht werden sollen.
Um nur Mitglieder abzurechnen, die sich schon abgemeldet haben, wird das maximale Austrittsdatum eingetragen. Dann werden Beiträge nur für die Mitglieder abgebucht, die bis dahin ausgetreten sind.
Die Abrechnungsdaten werden in das Mitgliedskonto geschrieben.
Keine Beitragsabrechnung
Es werden keine Beiträge abgerechnet. Dieser Parameter ist zu setzen, wenn ausschließlich Kursteilnehmer oder Zusatzbeträge abgerechnet werden sollen.
Alle
Es werden alle Mitglieder entsprechend des eingestellten Beitragsmodelle abgerechnet. Es werden alle Mitglieder abgerechnet, die zum Stichtag bereits eingetreten sind und die zum Stichtag noch nicht ausgetreten sind. Dabei werden Beitragsgruppen und Zahlungsrhythmus sowie ggf. individuelle Beiträge berücksichtigt.
Eingetretene Mitglieder
Es werden die neu eingetretenen Mitglieder abgerechnet. JVerein verwendet das Eintrittsdatum zur Selektion der eingetretenen Mitglieder.
Tipp zum Workflow: Zuerst noch neue Mitglieder anlegen. Danach die Abrechnung machen und dabei als Datum für Von Eintrittsdatum den Tag nach der letzten Abrechnung für eingetretene Mitglieder (ersatzweise den Tag nach der letzten Abrechnung für Alle) verwenden. Nach der Abrechnung am selben Tag keine neuen Mitglieder mehr erfassen, die würden bei diesem Workflow sonst nicht mehr abgerechnet.
Hinweis: Das Eintrittsdatum wird beim Import von Mitgliedern nicht gesetzt.
Abgemeldete Mitglieder
Es werden nur Mitglieder abgerechnet, die sich schon abgemeldet haben.
Fälligkeit SEPA
Die Fälligkeit von Lastschriften muss mindestens einen Bankarbeitstag nach Einreichung liegen. JVerein macht ausgehend vom aktuellen Datum einen Vorschlag mit dem frühestmöglichen Datum. Das Datum kann überschrieben werden. Es wird 1:1 in die SEPA-Datei eingetragen. Weitere Auswirkung auf die Abrechnung hat das Datum nicht.
Stichtag
Stichtag für die Berechnung der Mitgliedschaft und der Fälligkeit von Zusatzbeträgen.
Zahlungsgrund für Beiträge
Hier kann ein Text erfasst werden (z.B. ''Jahresbeitrag 2015''). Dieser Text wird auf Rechnungen, Mahnungen und bei Lastschriften im Verwendungszweck (hier zwischen der Bezeichnung der Beitragsgruppen und dem Betrag) ausgegeben.
Der Text sollte aussagekräftig und knapp gewählt werden da er sonst evtl. abgeschnitten wird (Länge des Verwendungszwecks bei Lastschriften max. 140 Zeichen für alles, einschließlich ggf. Zusatzbeträge).
Zusatzbeträge
Mit dieser Option werden die Zusatzbeträge abgerechnet. Diese Option kann zu allen [[Abrechnung#Abrechnungsmodus|Abrechnungsmodi]] zusätzlich gesetzt werden.
Kursteilnehmer
Teilnehmer von Kursen können abgerechnet werden. Kursteilnehmer sind Personen, die nicht Mitglieder des Vereins sind. Sofern Mitglieder an Kursen teilnehmen, die zusätzlich abgerechnet werden, bieten sich die Zusatzbeträge an.
Kompakte Abbuchung
Alle Abbuchungen eines Mitgliedes (Beträge und Zusatzbeträge) werden in eine Abbuchung zusammengefasst.
SEPA-Datei drucken
Optional können die SEPA-Daten in ein PDF-Dokument zum Ausdruck ausgegeben werden.
Abbuchungsausgabe
Für die Lastschrift werden die Daten entweder in eine SEPA-XML-Datei geschrieben oder direkt zu Hibiscus ausgegeben.
Die IBAN in den Stammdaten (siehe Einstellungen), alternativ der Kontonummernanteil der IBAN wird mit den Kontonummern in Hibiscus abgeglichen. Gibt es eine übereinstimmende Bankverbindung, wird diese verwendet. Ansonsten erscheint der Hibiscus-Konto-Auswahldialog.
Alternativ kann auf eine Ausgabe verzichtet werden z.B. falls keiner der Mitglieder mit Lastschrift bezahlt oder der Lastschriften Einzug in einem anderen Tool erfolgt.
Verwandte Themen: Abrechnungslauf, Pre-Notification, Rücklastschrift, Rechnungen, Mahnungen, Sollbuchungen
