Pre-Notification
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Mit der Pre-Notification Funktion ist es einfach möglich, den Ansprüchen der SEPA Regelung bzgl. der Ankündigung einer SEPA-Lastschrift gerecht zu werden. Die Pre-Notification Benachrichtigung kann erst erstellt werden, wenn der Buchungsvorgang abgeschlossen ist. Die Buchungen (d.h. die Abrechnung) müssen dafür nur erstellt sein. Eine Onlinebuchung/ -übertragung zur Bank ist für diese Funktion nicht erforderlich.
In JVerein stehen folgende Alternativen für die Pre-Notifications zur Verfügung:
Schriftlich an alle Mitglieder
Per E-Mail an alle Mitglieder mit E-Mail-Adresse und schriftlich an die Übrigen
Als 1ct-Überweisung an alle Mitglieder
Die Pre-Notification Funktion ist etwas versteckt und kann über die Liste der Abrechnungsläufe erreicht werden.
Mit einem Rechtsklick auf den entsprechenden Abrechnungsverlauf öffnet sich ein Kontextmenü, mit dem man die Pre-Notifications erstellen kann.
Die Pre-Notification Funktion kann auch über den Navigationsbaum erreicht werden.
Mit einem Rechtsklick auf den entsprechenden Eintrag öffnet sich der Dialog, mit dem man die Pre-Notifications erstellen kann.
In diesem Fall wählt man den Abrechnungslauf für den die Pre-Notifications erzeugt werden sollen im Dialog aus.
Die Pre-Notification Funktion kann auch über die Liste der Lastschriften erreicht werden.
Mit einem Rechtsklick auf eine oder mehrere Lastschriften öffnet sich ein Kontextmenü, mit dem man die Pre-Notifications erstellen kann.
Diese Option hat den Vorteil, dass man einzelne Lastschriften auswählen kann. Da bei wiederkehrenden Lastschriften eine Pre-Notification nur beim ersten Mal notwendig ist, kann man hier nur die Mitglieder auswählen die neu hinzugekommen sind oder bei denen sich etwas geändert hat.
In diesem Fenster kann die Pre-Notification erstellt werden, und zwar auf der Karte Mail + PDF .
Bevor Pre-Notifications gedruckt werden können muss zunächst ein Formular dafür angelegt werden.
Im Block Parameter bei Ausgabe muss PDF (Alle) eingestellt werden und das Formular passend ausgewählt werden, dann den Startknopf drücken.
Über die Einstellung zu "PDF als" kann gesteuert werden, ob die PDF als eine einzige, mehrseitige Datei erzeugt wird, die alle einzelnen Schreiben enthält (Einstellung "Eine PDF-Datei"), oder ob jedes Schreiben an einen Benutzer in einer separaten Datei abgelegt wird. In jedem Fall muss der Benutzer über den aufkommenden Dialog Ausgabedatei wählen das Ablageverzeichnis und den Namen (bzw. das Prefix) der PDF-Datei(en) festlegen.
Sollen separate Dateien erzeugt werden, so wird der ausgewählte Dateiname vor der Endung .PDF um eine fortlaufende Nummer ("Einzelne PDF-Dateien, nummeriert"), um die Mitgliedsnummer des angeschriebenen Mitglieds ("Einzelne PDF-Dateien, mit Mitgliedsnummer") oder um beide Werte ("Einzelne PDF-Dateien, nummeriert mit Mitgliedsnummer") ergänzt, je nach dem, was in der Einstellung "PDF als" ausgewählt wurde.
Die direkte Erzeugung einzelner PDF-Dateien ist hilfreich, wenn für das Versenden der Briefe ein Online-Dienstleister herangezogen werden soll.
Im Block Parameter bei Ausgabe muss Mail eingestellt werden.
Im Block Mail wird der Mail-Text eingegeben und schließlich der Startknopf gedrückt.
Über die Buttons lässt sich eine gespeicherte Mailvorlage auswählen.
Das drücken des Startknopf löst bei korrekt eingestellten Mail-Server-Daten den Versand der Mails aus. Es ist daher ratsam, diese Funktion im Vorfeld zu testen, ohne mit echten Mitgliederdaten/Mails zu hantieren.
Die versendeten Pre-Notification Mails werden nach dem Versand beim jeweiligen Mitglied in der Mail-Historie gespeichert.
Nachdem die Pre-Notifications per E-Mail versendet wurden müssen die übrigen Mitglieder diese Nachricht noch schriftlich erhalten.
Im Block Parameter bei Ausgabe muss nun PDF (Lastschriften ohne Mailadresse) eingestellt werden und das Formular passend ausgewählt werden, dann den Startknopf drücken.
Die weitere Bedienung entspricht dem Vorgehen beim Senden der schriftlichen Pre-Notification an alle Mitglieder.
Durch eine Überweisung von einem Cent kann über den Verwendungszweck die Pre-Notification durchgeführt werden.
Auf der Karte 1ct-Überweisung müssen die Ausgabeart (Datei oder Hibiscus) und das Ausführungsdatum eingestellt werden.
Für den Verwendungszweck stehen alle unten aufgeführten $lastschrift_*-Variablen zur Verfügung.
In der Mail können im Betreff und im Text, bei der 1ct-Überweisung im Verwendungszweck die Lastschriftvariable verwendet werden. Diese Daten werden aus dem Abrechnungslauf genommen. Änderungen in den Mitgliederdaten nach dem Abrechnungslauf werden NICHT berücksichtigt.
new Buchungsuebernahme();
Änderungen der Mitgliederdaten nach einem Buchungslauf werden für diesen Buchungslauf NICHT mehr berücksichtigt. Der Buchungslauf stellt eine eigenen Datensatz dar.
So werden z.B. E-Mailadresseänderungen für die Pre-Notification außer acht gelassen.
Teilt ein Mitglied z.B. aufgrund der Pre-Notification eine neue Bankverbindung mit, so ändert man sie in den Mitgliederdaten nur für künftige Abrechnungen.
Wurde die entsprechende Lastschrift der aktuellen Abrechnung jedoch noch nicht zur Bank übertragen, so kann man zusätzlich in Hibiscus (oder in der XML-Datei) für diese Abrechnung noch die Bankverbindung ändern (Achtung: evtl. neue Mandatsreferenz und geänderte Erst-/Folgelastschrift beachten).
Wurde die Lastschrift aber bereits zur Bank übertragen, dann sind für diese Abrechnung keine Änderungen mehr möglich. Die Lastschrift wird wahrscheinlich zurückkommen, zum Handling siehe Rücklastschrift.
Das Mailformular wird mit ausgeführtem Mailversand gespeichert.
Die Variablen in der Pre-Notification Mail sind NICHT identisch mit den Variablen eines "normalen" E-Mailversandes.
